Kaleva Oy henkilöstöhallinto – tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kaleva Oy, henkilöstöhallinto
Rekisterinpitäjän y-tunnus: 0187274-0
Käyntiosoite Solistinkatu 4, 90140 Oulu
Puhelinnumero (08) 5377 111 (vaihde)
etunimi.sukunimi@kaleva.fi

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot / Yhteystiedot

Kytösalmi Pirjo
Talousjohtaja
pirjo.kytosalmi@kaleva.fi

3. Henkilöstöhallinnon henkilötietorekisterin rekisterivastaavan yhteystiedot

Leiviskä Laura
Henkilöstöasiantuntija
laura.leiviska@kaleva.fi

4. Rekisterin nimi

Kaleva-konsernin henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan henkilötietorekisteri.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

1. Rekisteriin kerätään ja siinä säilytetään henkilön itsensä ilmoittamia henkilötietoja, sekä henkilöstöhallinnon ja viranomaisten toiminnoista syntyviä tietoja.

2. Tietoja tarvitaan rekrytointiin, työsuhteiden ylläpitoon, palkan- ja palkkionlaskentaan ja maksuun, sekä muuhun henkilöstöhallinnon alaiseen käyttöön.

3. Käytettävät järjestelmät ovat Mepco HRM, M2, Sonet (arkistotietokanta) sekä Teamtailor.

6. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste

1. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn, esim. rekrytointiprosessin aikana.

2. Oikeutettu etu, työsuhteen/palkkiosuhteen ylläpitoon ja palkan- ja palkkionlaskentaan ja maksuun liittyvissä asioissa.

3. Lakisääteinen velvoite, silloin kun työnantaja ilmoittaa työntekijöiden palkkatietoja esim. veroviranomaiselle.

7. Tietosisältö

1. Tunnisteet:
– Työnhakijan, työntekijän ja palkkionsaajan tunnistamiseksi tarvittavat tiedot, kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, työntekijänumero, osoite, postinumero ja postitoimipaikka.

2. Muut tiedot

– Työsuhteen/Palkkiosuhteen ylläpitoon ja palkanmaksuun tarvittavat tiedot, kuten palkkaperusteet, verokortti ja tilinumero.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

1. Rekisteröity itse
2. Henkilöstöhallinto (henkilöstöhallinto, rekrytointi, palkat)
3. Verohallinto
4. Ohjelmistojen toimittajat
5. Ulkopuoliset toimijat kuten viranomaiset, vakuutusyhtiöt

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteristä ei luovuteta eikä siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot ovat suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Rekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Pääsy henkilötietoihin on rajattu niille henkilöille, joille pääsy niihin on välttämätöntä työtehtävien hoitamiseksi. Henkilöt jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat vaitiolovelvollisia.

11. Henkilötietojen säilytysaika

1. Työsuhteisiin liittyviä tietoja säilytetään koko työsuhteen ajan ja myös työsuhteen päättymisen jälkeen minimissään lain ja asetusten vaatiman ajan. Tämänkin jälkeen tiedot säilytetään arkistossa, ellei henkilö pyydä poistamaan niitä.

Kirjanpitolaki 2 luku 10 § 1 ja 2 säilytysajaksi määritetään tositteiden osalta kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt siten, että 6, 7 ja 9 § vaatimukset täyttyvät. (30.12.2015/1620). Ennakkoperintälaki 3 luku 36 § määrittää palkkakirjanpidolle säilytysajaksi 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

2. Rekrytointeihin liittyviä tietoja säilytetään siihen saakka, kunnes valinta on tehty, ellei henkilö ole antanut lupaa säilyttää tietojaan pidempään myös muita myöhemmin avoimeksi tulevia työtehtäviä varten. Säilytysaika on 1 vuosi.

12. Rekisteröidyn oikeudet

12.1. Tiedottaminen

1. Hakiessaan työpaikkaan tai solmiessaan työsopimusta tietosuojaseloste esitetään rekisteröidylle. Tietosuojaseloste on nähtävissä myös konsernin internetsivuilla, konsernin Intrassa sekä saatavilla henkilöstöhallinnosta.

12.2. Oikeus saada pääsy tietoihinsa

1. Rekisteröidyllä on tarkastusoikeus tietoihin, jotka hänestä on rekisterissä. Rekisteröity henkilö voi itse halutessaan pyytää otteen omista tiedoistaan, tai osasta tietoja. Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 3 mainittuun rekisterivastaavaan. Rekisteröidyn täytyy olla tunnettu henkilö tai hän täytyy todistaa henkilöllisyytensä. Otetta tai tietoja ei toimiteta ilman tunnistautumista.

12.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen

1. Rekisteröidyllä on oikaisupyyntöoikeus tietoihin, jotka hänestä on rekisterissä. Rekisteröity voi esittää pyynnön tietojen oikaisemiseen ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 3 mainittuun rekisterivastaavaan. Rekisteröidyn täytyy olla tunnettu henkilö tai hän täytyy todistaa henkilöllisyytensä. Tietoja ei oikaista ilman tunnistautumista.

2. Huomioitavaa kuitenkin on, että työsuhteeseen liittyvää olennaista tietoa ei voida kaikissa tilanteissa oikaista pelkästään rekisteröidyn henkilön pyynnöstä.

12.4. Oikeus tulla unohdetuksi

1. Rekisteröity voi esittää pyynnön tulla unohdetuksi ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 3 mainittuun rekisterivastaavaan. Rekisteröidyn täytyy olla tunnettu henkilö tai hän täytyy todistaa henkilöllisyytensä. Tietoja ei poisteta ilman tunnistautumista.

2. Huomioitavaa kuitenkin on, että työsuhteisiin liittyvien tietojen poistamista ja säilytysaikataulua määrittää mm. kirjanpitolaki ja ennakkoperintälaki.

12.5. Oikeus siirtää tiedot rekisteristä toiseen

1. Rekisteröity voi esittää pyynnön tietojensa siirtoon rekisteristä toiseen ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 3 mainittuun rekisterivastaavaan. Rekisteröidyn täytyy olla tunnettu henkilö tai hän täytyy todistaa henkilöllisyytensä. Tietoja ei toimiteta ilman tunnistautumista.

2. Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa rekisterinpitäjältä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus toimittaa tietonsa toiselle rekisterinpitäjälle alkuperäisen rekisterinpitäjän estämättä. Rekisteröity henkilö voi siis pyytää tiedoistaan tulostusajon koneluettavassa muodossa (esim. xml- tai csv-tiedosto).

12.6. Oikeus vastustaa automaattista profilointia

1. Rekisteröityjen osalta ei tehdä automaattista profilointia.

12.7. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

1. Mikäli henkilön rekisterissä olevat tiedot ovat joutuneet tietoturvaloukkauksen kohteeksi ja loukkauksesta aiheutuu korkea riski henkilön oikeuksille ja vapauksille, henkilölle ilmoitetaan asiasta. Tietoturvaloukkauksista tiedotetaan valvontaviranomaisille kulloinkin voimassa olevien määräysten edellyttämällä tavalla.

12.8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.