Kaleva365 Oy:n kuluttajailmoitusten luotollisten henkilöasiakkaiden asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Kaleva365 Oy
Y-tunnus 2715049-8
PL 170, 90401 OULU
Käyntiosoite: Solistinkatu 4, 90140 OULU
08-5377 111

2. Rekisteriasioista vastaavan henkilön ja/tai yhteyshenkilön yhteystiedot

Puhelin: 08-5377 610
Yhteydenotot: asiakaspalvelu@kaleva.fi

3. Rekisterin nimi

Kaleva365 Oy:n kuluttajailmoitusten luotollisten henkilöasiakkaiden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin kerätään ja siellä säilytetään ilmoituksia ostaneiden asiakkaiden tietoja. Tietoja tarvitaan luotollista myyntiä ja mahdollista ilmoitusten jälkimarkkinointia tai muiden konsernin tuotteiden ja palveluiden markkinointia varten. Käteismaksajista (asiakaspalvelupiste, sähköinen itsepalvelu) ei tietoja kerätä. Tietoja kerätään Kaleva konsernin (myöhemmin Kaleva) keskitettyyn rekisteriin. Tietoja voi käyttää Kalevan, sekä tytäryhtiöiden markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste

Luotolliseen kaupankäyntiin perustuva ostotapahtuma, joka vastaa asetuksessa mainittua sopimusta. Tietoja säilytetään mahdollisten uusintaostojen perusteeksi. Kirjanpitolain edellyttämä säilytysaika.

6. Tietosisältö

1. Henkilötunnus (vain luotollisen myynnin ajan
2. Nimi
3. Yhteystiedot
4. Ostotapahtumat (ilmoituksen ja julkaisun tiedot
5. Lasku- ja saldotiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Tieto asiakkaan maksusaldosta saadaan yrityksen myyntireskontrasta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä

Kaleva-konserni voi antaa henkilötietojen käsittelyä toimeksi konsernin ulkopuolisille yrityksille, jotka pääsääntöisesti toimivat EU:n tai ETA:n alueella.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa edellytyksenä on, että EU ja valtio, jossa käsittely tapahtuu, ovat sopineet tästä mahdollisuudesta ja että henkilötietojen käsittelyä suorittava yritys on virallisesti sitoutunut tähän sopimukseen.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne Kaleva365 Oy:n toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on perusteltu tarve sekä sen mukaan myönnetyt käyttäjätunnukset ja salasanat.

Mikäli käytämme henkilötietojen käsittelyyn alihankkijoita, huolehdimme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja heidänkin toimestaan käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan lainsäädännön sekä mahdollisten muiden määräysten edellyttämällä tavalla.

Tietojen suojauksesta ja luvattoman käytön estosta huolehditaan yhtäältä käyttäjäohjeistuksen ja -valvonnan ja sekä tiedottamisen avulla, ja toisaalta teknisten keinojen kuten suojausohjelmistojen ja -laitteiden, kuten palomuurien avulla. Yrityksessä on järjestetty kulunvalvonta, joten ulkopuoliset eivät pääse järjestelmään.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta aiheudu.

12. Tietojen elinkaari

Tiedot lisätään rekisteriin, kun henkilö ensimmäisen kerran ostaa ilmoituksen luotollisena. Henkilötunnus tallennetaan ostotapahtuman yhteydessä luottokelpoisuuden tarkistamiseksi. Tiedot täydentyvät laskutuksen, maksujen seurannan ja mahdollisten muiden ostotapahtumien myötä. Kun ilmoituksen lasku on tehty, henkilötunnus poistetaan. Muut henkilötiedot säilytetään, kunnes viimeisestä maksetusta ostotapahtumasta on kulunut kirjanpitolain edellyttämä säilyttämisaika.

13. Rekisteröidyn oikeudet

13.1. Tiedottaminen

Rekisteröidylle toimitetaan tietoja kerättäessä seuraavat tiedot:

1. Tietojen käyttötarkoitus
2. Laillinen peruste tietojen keräämiseksi
3. Henkilötietojen säilytysaika
4. Henkilön kulloisenkin lainsäädännön puitteissa olevat oikeudet omiin tietoihinsa.

Koska päättäjä- ja vaikuttajatiedot kerätään ulkoisista yritysrekistereistä, tietolähde ilmoitetaan viestinnän yhteydessä. Rekisterin käyttötarkoituksen mahdollisista muutoksista tiedotetaan rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen muutoksella sekä ilmoittamalla asiasta uutiskirjeellä tai muuta viestintäkanavaa käyttäen.

13.2. Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun yhteydenottokanavaan. Rekisteröidylle toimitetaan rekisteriote häntä koskevista rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi esittää pyynnön tietojen oikaisemiseen ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun yhteydenottokanavaan. Rekisteröidyn tiedot oikaistaan virheellisiltä osin. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.4. Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröity voi esittää pyynnön tulla unohdetuksi ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun yhteydenottokanavaan. Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli tietojen säilyttämiseen ei ole lain tai muiden viranomaismääräysten mukaista perustetta (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 5). Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä

Rekisteröity voi esittää pyynnön saada tiedot koneluettavassa muodossa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2). Rekisteröidylle toimitetaan koneluettava siirtotiedosto hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.6. Oikeus vastustaa automaattista profilointia

Rekisterissä ei suoriteta automaattista profilointia.

13.7. Oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointiin

Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön markkinointitarkoituksiin ottamalla tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun yhteydenottokanavaan.

13.8. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Mikäli henkilön rekisterissä olevat tiedot ovat joutuneet tietoturvaloukkauksen kohteeksi ja loukkauksesta aiheutuu korkea riski henkilön oikeuksille ja vapauksille, henkilölle ilmoitetaan asiasta. Tietoturvaloukkauksista tiedotetaan valvontaviranomaisille kulloinkin voimassa olevien määräysten edellyttämällä tavalla.

13.9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.