Kaleva365 Oy:n asiakas- ja yleisötutkimusten tutkimuskohtainen rekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Kaleva365 Oy
Y-tunnus 2715049-8
PL 170, 90401 OULU
Käyntiosoite: Solistinkatu 4, 90140 OULU
08-5377 111

2. Rekisteriasioista vastaavan henkilön ja/tai yhteyshenkilön yhteystiedot

Puhelin 08-5377 610
Yhteydenotot: asiakaspalvelu@kaleva.fi

3. Rekisterin nimi

Kaleva365 Oy:n asiakas- ja yleisötutkimusten tutkimuskohtainen rekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakastutkimukset tarkoittavat tietylle asiakkaalle tai asiakasryhmälle suunnattuja kyselytutkimuksia, jotka käsittelevät Kaleva365:n tuotteita ja palveluita. Yleisötutkimukset ovat laajalle kohderyhmälle suunnattuja kyselytutkimuksia.

Henkilötietoja käsitellään tässä yhteydessä kolmesta syystä:

1. Henkilötietojen avulla vastaaja osallistuu mahdolliseen tutkimukseen vastaamisen motivoimiseksi järjestettyyn arvontaan
2. Henkilö voi pyytää lisätietoja yrityksen tarjoamista palveluista. Henkilön yhteystiedot on tarpeen, jotta hänen pyytämänsä lisätiedot voidaan toimittaa hänelle
3. Henkilötietojen avulla voidaan seurata tutkimuksiin vastaamista ja muistuttaa henkilöä, mikäli hän ei ole vielä vastannut (jos tutkimusta koskevat kutsut on lähetetty tiettyyn kohderyhmään kuuluville henkilöille, esim. tietylle asiakasryhmälle).

Tutkimusvastauksia ei kuitenkaan tarkastella henkilötasolla missään tilanteessa.

5. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste

Laillisena perusteena on henkilön antama suostumus, joka kysytään, kun henkilötietoja aletaan kerätä.

6. Tietosisältö

1. Nimi ja yhteystiedot
2. Henkilön ilmaisu arvontaan osallistumisesta
3. Henkilön antama tuotteita koskeva lisätietopyyntö

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään. Mikäli henkilöiden tutkimukseen vastaamista seurataan, henkilön nimi- ja yhteystiedot saadaan Kaleva365 Oy:n asiakasrekisteristä.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä

Kaleva-konserni voi antaa henkilötietojen käsittelyä toimeksi konsernin ulkopuolisille yrityksille, jotka pääsääntöisesti toimivat EU:n tai ETA:n alueella.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa Kaleva-konserni huolehtii tietosuoja riittävästä tasosta, esimerkiksi

1. Edellyttämällä, että EU ja valtio, jossa käsittely tapahtuu, ovat sopineet tästä mahdollisuudesta ja että henkilötietojen käsittelyä suorittava yritys on virallisesti sitoutunut tähän sopimukseen tai
2. Sopimalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne Kaleva365 Oy:n toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on perusteltu tarve sekä sen mukaan myönnetyt käyttäjätunnukset ja salasanat.

Mikäli käytämme henkilötietojen käsittelyyn alihankkijoita, huolehdimme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja heidänkin toimestaan käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan lainsäädännön sekä mahdollisten muiden määräysten edellyttämällä tavalla.

Tietojen suojauksesta ja luvattoman käytön estosta huolehditaan yhtäältä käyttäjäohjeistuksen ja -valvonnan ja sekä tiedottamisen avulla, ja toisaalta teknisten keinojen kuten suojausohjelmistojen ja -laitteiden, kuten palomuurien avulla. Yrityksessä on järjestetty kulunvalvonta, joten ulkopuoliset eivät pääse järjestelmään.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta aiheudu.

12. Tietojen elinkaari

Henkilötiedot lisätään pääsääntöisesti rekisteriin, kun henkilö vastaa tutkimuskyselyyn. Mikäli henkilöiden tutkimukseen vastaamista seurataan, henkilön nimi- ja yhteystiedot lisätään rekisteriin, ennen kuin kutsut tutkimukseen lähetetään.

Henkilötiedot poistetaan, kun arvonta on suoritettu ja kun lisätietopyynnöt on käsitelty, viimeistään 1 vuoden päästä tutkimuksen päättymisestä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

13.1. Tiedottaminen

Rekisteröidylle toimitetaan tietoja kerättäessä seuraavat tiedot

1. Tietojen käyttötarkoitus
2. Laillinen peruste tietojen keräämiseksi
3. Henkilötietojen säilytysaika
4. Henkilön kulloisenkin lainsäädännön puitteissa olevat oikeudet omiin tietoihinsa

Rekisterin käyttötarkoituksen mahdollisista muutoksista tiedotetaan rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen muutoksella sekä ilmoittamalla asiasta sekä Kaleva365 Oy:n lehdissä ja verkkosivuilla.

13.2. Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).

Rekisteröidylle toimitetaan rekisteriote hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi esittää pyynnön tietojen oikaisemiseen ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).

Rekisteröidyn tiedot oikaistaan virheellisiltä osin. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.4. Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröity voi esittää pyynnön tulla unohdetuksi ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).

Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli tietojen säilyttämiseen ei ole lain tai muiden viranomaismääräysten mukaista perustetta (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 5). Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä

Rekisteröity voi esittää pyynnön saada tiedot koneluettavassa muodossa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2). Rekisteröidylle toimitetaan koneluettava siirtotiedosto hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.

13.6. Oikeus vastustaa automaattista profilointia

Rekisterissä ei suoriteta automaattista profilointia.

13.7. Oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointiin

Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön markkinointitarkoituksiin ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).

13.8. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Mikäli henkilön rekisterissä olevat tiedot ovat joutuneet tietoturvaloukkauksen kohteeksi ja loukkauksesta aiheutuu korkea riski henkilön oikeuksille ja vapauksille, henkilölle ilmoitetaan asiasta.

Tietoturvaloukkauksista tiedotetaan valvontaviranomaisille kulloinkin voimassa olevien määräysten edellyttämällä tavalla.

13.9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.

14. Digipalvelujen käyttötiedon keruu

Kts. erillinen dokumentti Digipalvelujen tietosuoja Kaleva-konsernissa.