Kaleva Oy:n myyntireskontrarekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Kaleva365 Oy
Y-tunnus 2715049-8
PL 170, 90401 OULU
Käyntiosoite: Solistinkatu 4, 90140 OULU
Vaihde: 08-5377 111
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Vaihde: 08-5377 111
Yhteydenotot: perinta@kaleva.fi
3. Rekisterin nimi
Kaleva Oy:n, Kaleva365 Oy:n, Erweko Oy:n ja Koillisjakelu Oy:n myyntireskontrarekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaleva-konserniin kuuluvien seuraavien yritysten laskuttamien henkilöasiakkaiden tiedot osana myyntireskontraa: Kaleva Oy, Kaleva365 Oy, Erweko Oy, Koillisjakelu Oy. Tietoja tarvitaan suoritusten seurantaa sekä perintää varten.
5. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste
Luotolliseen kaupankäyntiin perustuva tapahtuma, joka vastaa asetuksessa mainittua sopimusta. Toiminnan luonteesta johtuva kirjanpitolain edellyttämä.
6. Tietosisältö
1. Nimi ja yhteystiedot
2. Henkilötunnus
3. Ostotapahtumat
4. Maksuhistoria (maksu, pankki)
5. Tieto perintään siirrosta
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan tai kirjataan kyseisen yrityksen käyttämästä laskutusjärjestelmistä (asiakkaan tiedot, laskun tiedot).
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilön tiedot luovutetaan perintäyhtiölle, mikäli laskua ei muistutuksesta huolimatta makseta.
9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä
Kaleva-konserni voi antaa henkilötietojen käsittelyä toimeksi konsernin ulkopuolisille yrityksille, jotka pääsääntöisesti toimivat EU:n tai ETA:n alueella.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa Kaleva-konserni huolehtii tietosuoja riittävästä tasosta, esimerkiksi
1. edellyttämällä, että EU ja valtio, jossa käsittely tapahtuu, ovat sopineet tästä mahdollisuudesta ja että henkilötietojen käsittelyä suorittava yritys on virallisesti sitoutunut tähän sopimukseen tai
2. sopimalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne Kaleva365 Oy:n toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on perusteltu tarve sekä sen mukaan myönnetyt käyttäjätunnukset ja salasanat.
Tietojen suojauksesta ja luvattoman käytön estosta huolehditaan yhtäältä käyttäjäohjeistuksen ja -valvonnan ja sekä tiedottamisen avulla, ja toisaalta teknisten keinojen kuten suojausohjelmistojen ja -laitteiden, kuten palomuurien avulla. Yrityksessä on järjestetty kulunvalvonta, joten ulkopuoliset eivät pääse järjestelmään.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta aiheudu.
12. Tietojen elinkaari
Tiedot lisätään rekisteriin, kun laskutusjärjestelmä siirtää tiedon reskontraan. Henkilötunnus poistetaan, kun henkilö on maksanut laskun eikä muita maksamattomia laskuja ole. Tietoa säilytetään viimeisimmän laskutuksen jälkeen vähintään kirjanpidon edellyttämä 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Yli 6 vuotta vanhat tarpeettomaksi käyneet tiedot poistetaan.
13. Rekisteröidyn oikeudet
13.1. Tiedottaminen
1. Asiakkaalle ilmoitetaan perintävaiheista
2. Rekisterin tietoja ei käytetä muihin kuin kohdassa 1 mainittuun tarkoitukseen
3. Laskuttavan järjestelmän rekisteriselosteessa on viittaus myyntireskontran rekisteriselosteeseen
13.2. Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidylle toimitetaan rekisteriote hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidyn tiedot oikaistaan virheellisiltä osin. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.4. Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli tietojen säilyttämiseen ei ole lain tai muiden viranomaismääräysten mukaista perustetta (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 5). Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidylle toimitetaan koneluettava siirtotiedosto hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.6. Oikeus vastustaa automaattista profilointia
Rekisterissä ei suoriteta automaattista profilointia.
13.7. Oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointiin
Tietoja ei käytetä markkinointiin.
13.8. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Mikäli henkilön rekisterissä olevat tiedot ovat joutuneet tietoturvaloukkauksen kohteeksi ja loukkauksesta aiheutuu korkea riski henkilön oikeuksille ja vapauksille, henkilölle ilmoitetaan asiasta.
Tietoturvaloukkauksista tiedotetaan valvontaviranomaisille kulloinkin voimassa olevien määräysten edellyttämällä tavalla.
13.9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.
14. Digipalvelujen käyttötiedon keruu
Rekisterin osalta ei kerätä käyttötietoja.
