Rekrytointiprosessin eri vaiheet

Rekrytointi on aina kokonaisvaltainen prosessi joka vaatii suunnittelua, aikatauluttamista, viestintää, päätöksentekokykyä sekä käytännön toimenpiteitä. Onnistunut rekrytointi vaatii lisäksi rekrytoijan sekä työnhakijan välillä avointa keskustelua. Oikea yhteistyökumppani taas toimii rekrytoinnissa apunasi helpottaen käytännön tekemistä, jolloin sinä rekrytoijana voit keskittää työaikasi fiksusti ja tehokkaasti.

Aikataulun hallinnan helpottamiseksi on oleellista tunnistaa kaikki rekrytointiprosessin eri vaiheet.

Toteutuvatko seuraavat vaiheet teidän rekrytointiprosessissa?

  1. Avoimen paikan toimenkuvan ja vastuualueiden määrittäminen
  2. Henkilöprofiilin määrittely
  3. Rekrytoinnin aikatauluttaminen
  4. Työpaikkailmoituksen laadinta ja kanavien valinta
  5. Työpaikkatiedusteluihin vastaaminen
  6. Hakemusten karsinta
  7. Haastattelut
  8. Rekrytoinnin päättäminen ja ilmoittaminen ei-valituille

Jos vastasit ei, jatka lukemista.

Rekrytointi alkaa avoimen paikan tarkastelulla. Halutaanko toimenkuva pitää samana ja palkata edeltäjää vastaava henkilö, vai onko toiveena uudistaa toimintatapoja jonka myötä myös vastuualueet ja henkilöprofiili pitää miettiä uusiksi?

Henkilöprofiilin tarkastelu ja määrittely on sitä tärkeämpää mitä suurempi vaikutus yksilön ominaisuuksilla ja kyvyillä on kyseisen toimenkuvan kannalta. Henkilöprofiilissa kannattaa ottaa huomioon neljä oleellista kohtaa: henkilön taidot ja osaamisalueet, työkokemus, koulutus ja luonne. On myös tärkeää miettiä, mitkä kohdista ovat juuri kyseisessä toimenkuvassa oleellisimpia ja missä kohdissa taas voidaan joustaa.

Aikataulutus

Rekrytoinnin huolellista aikatauluttamista laiminlyödään liian usein, vaikka se toimii jouhevan rekrytointiprosessin avaintekijänä. Rekrytointi on kuitenkin yrityksen näkökulmasta asiakaspalvelutilanne, jonka onnistumisen määrittävät työnhakijoiden kokemukset ja tuntemukset koko rekrytointiprosessin ajalta. Kun koko rekrytointi on suunniteltu ja aikataulutettu huolellisesti, osataan rekrytoinnin kulusta ja kestosta viestiä työnhakijoille onnistuneesti. Tällä taas varmistetaan se, että hakijat eivät turhaudu ja vie liikaa rekrytoijan aikaa tiedustelemalla rekrytoinnin etenemistä. Rekrytoija pystyy siis keskittämään aikansa paremmin ja tehokkaammin itse rekrytoinnin läpiviemiseen.

Tehostetaan rekrytointiprosessianne yhdessä valmiiksi mietityillä ratkaisuilla ja nopeilla päätöksillä.

Työpaikkailmoituksen laatiminen ja oikeiden kanavien valinta on ratkaisevaa oikeiden henkilöiden tavoittamiseksi. Lue 5 vinkkiä onnistuneen työpaikkailmoituksen luontiin.

Työpaikkatiedusteluihin vastaamiseen kannattaa panostaa, koska silloin luot hakijalle positiivista työnantajamielikuvaa. Ystävällisellä vastauksella varmistat sen, että vaikka hakija ei päätyisikään hakemaan juuri kyseiseen paikkaan tai häntä ei valita, tulee hän muistamaan yritystänne hyvällä ja mahdollisesti tulevaisuudessa hakee uudestaan uutta avointa paikkaa.

Hakemukset ja haastattelut

Hakemusten karsinta on sitä vaivattomampaa, mitä perusteellisemmin avoimen paikan toimenkuva ja henkilöprofiili on määritetty prosessin alussa, sekä myös kuinka selkeästi julkaistu työpaikkailmoitus on rajattu ja laadittu. Karsinta helpottuu myös henkilöprofiilissa kriittisiksi määriteltyjen tekijöiden ansiosta. Karsinta tulee suorittaa tiukasti, koska on oleellista muistaa, että kaikki jäljelle jääneet hakijat haastatellaan läpi. Mitä rajatumpi porukka saadaan valittua haastatteluihin, sitä enemmän resursseja rekrytoijalle jää ratkaiseviin viimeisiin vaiheisiin.

Haastattelut kannattaa suorittaa vielä karsintavaiheessa puhelimitse prosessin nopeuttamiseksi, mutta mitä pidemmälle rekrytointikierrokset etenevät, sitä tärkeämpää on kohdata hakija kasvotusten. Haastattelutyylejä ja -tapoja on lukemattomia erilaisia, mutta kaikissa haastatteluissa tulisi selvittää ainakin seuraavat asiat:

  • työnhakijan tausta, osaaminen ja työnhakuperusteet
  • työnhakumotiivit ja motivaatio haettua tehtävää kohtaan
  • odotusten kohtaaminen työnhakijan ja työnantajan välillä

Fakta on, että rekrytointi on pääasiassa hylkäämistä ja hylkääminen taas tuntuu aina ikävältä. Keskity siis kehittämään ja toteuttamaan viestintäänne niin, että kaikille hakijoille jäisi positiivinen mielikuva yrityksestänne. Tiedota hakijoita myös kun he tippuvat pois rekrytoinnin edistyessä. Kiitä muita jatkoon päässeitä hakijoita mielenkiinnosta työpaikkaa kohtaan välittömästi rekrytoinnin päätöksen jälkeen. Tulet huomaamaan, että näiden pienten mutta merkityksellisten tekojen myötä työnantajamielikuvanne vahvistuu.